Encore confidentiel il y a une dizaine d’années, le métier de facilitateur s’est considérablement déployé en deux à trois ans. Associé à la facilitation et à l’intelligence collective, le rôle de facilitateur est un formidable levier pour améliorer l’efficacité d’un groupe.
Langage utilisé par les elfes dans les aventures de Tolkien, l’OsanWe montre qu’on ne peut communiquer efficacement avec les autres qu’en étant attentif à eux. C’est précisément pour cela que nous avons choisi ce nom afin de vous accompagner dans vos moments collectifs.
Le rôle d’OsanWe est de vous montrer tout le potentiel de la facilitation et l’importance du facilitateur dans cette démarche. Cependant, essayons avant tout d’y voir plus clair dans ce nouveau langage appliqué au collectif. Quelle est la posture du facilitateur et surtout quels rôles occupe-t-il ?
La posture d’un facilitateur
Lorsqu’un facilitateur est amené à décrire son activité, il ne doit pas seulement énoncer l’intitulé de son métier, il doit aussi expliquer avec concision son activité. En effet, le titre de “facilitateur” fait souvent l’objet de confusions qu’il est important d’éclaircir en appréhendant précisément ce que fait concrètement un facilitateur.
Formateur, consultant, coach, mais aussi facilitateur : quelle est la différence ? Le facilitateur est là pour accompagner des équipes dans leurs réflexions, leurs challenges, leurs prospectives… Cela peut donc se formuler ainsi : trouver des solutions à leurs problèmes, fédérer le collectif autour d’une vision commune, construire un plan d’actions… Pour cela le facilitateur co-construit un processus de travail permettant au groupe de répondre à des questions en lien avec leur thème de travail et de produire les livrables attendus. Grâce à ces questions, le facilitateur formule des “invitations” qu’il aura identifiées en amont à l’occasion d’une phase de cadrage en lien avec le commanditaire. Tout au long du processus, le facilitateur a une posture basse et neutre. Il n’est pas amené à intervenir sur le contenu d’un temps collectif, il est présent pour inviter le groupe à suivre le processus de réflexion qui aura été co-construit.
Les rôles du facilitateur
En réalité, le facilitateur porte trois casquettes différentes en fonction des étapes au cours desquelles il intervient. En effet, si le facilitateur est un expert des interactions et des dynamiques de groupe, son travail ne commence pas au moment du temps collectif, mais bien en amont, avec le commanditaire (bien souvent il s’agit de la personne à l’initiative de la démarche) chargé d’expliquer son besoin et qui va le mandater pour embarquer le groupe dans la réflexion.
- Durant la phase de planification et de cadrage auprès du commanditaire, le facilitateur agit comme un architecte, il collecte des informations à propos du thème de la rencontre et des résultats attendus. Avec l’ensemble des parties prenantes ou un groupe de représentants, le facilitateur co-construit le déroulé de la journée pour répondre aux enjeux, objectifs et produire les livrables attendus.
- Le jour J, le facilitateur devient ensuite pilote : il fait en sorte que le temps collectif se déroule parfaitement, il explique son plan de vol et s’adapte pour que le voyage du groupe se déroule bien. Pour cela, il suivra le déroulé de session imaginé en amont comprenant plusieurs séquences de travail. Il sera garant également des outils et des méthodologies grâce auxquelles il va pouvoir guider le groupe ainsi que les différents livrables que le groupe pourra fournir à l’issue des sessions.
- A tout instant, le facilitateur est un guide : il est présent tout au long du temps collectif pour accompagner le commanditaire, les parties prenantes, le groupe, quelles que soient les situations auxquelles ils feront face. Il accompagne chaque partie prenante pour l’aider à tirer parti de ses capacités et le guide tout au long de son processus de réflexion. Parce qu’un facilitateur est toujours à l’écoute, il est capable de s’ajuster en temps réel en fonction de ce qu’il observe.
De la préparation… à la post-production un facilitateur est à vos cotés
En amont de votre évènement, nous vous accompagnons en trois temps :
- Prise de brief initial : identification de vos besoins, du contexte et des éléments de contraintes de votre temps collectif
- Conception du macro-déroulé de votre rencontre
- Choix des ateliers pour finaliser l’agenda de votre évènement.
Pendant l’évènement, notre équipe de facilitateurs s’assure que les participants soient à l’aise pour contribuer. Nous veillons au respect du cadre et du processus de travail défini.
A la fin de l’évènement :
- Remise des livrables réalisés par le collectif
- Post-réduction de synthèse (en option)
- Debrief à chaud et à froid pour tirer les apprentissages.
Des exemples d’ateliers et séminaires conçus avec nos clients
Voici quelques exemples d’ateliers et séminaires que nous avons co-construits avec nos clients :
- Organiser un Team Building : Conception, coordination et animation d’un séminaire pour 60 personnes sur 1 journée sur l’ile des Embiez, 2 facilitateurs pour une entreprise de l’industrie technologique
- Renforcer l’esprit d’équipe – Conception, coordination et animation d’un séminaire en ligne pour 100 managers, 11 Facilitateurs pour une grande entreprise de l’énergie
- Organiser un concours d’innovation interne – Conception, coordination et animation d’un séminaire pour 100 personnes sur 1 journée, 4 facilitateurs pour une entreprise de l’industrie
- Faire connaissance et mettre en commun les pratiques suite à la fusion de 3 sites – Conception, coordination et animation d’un séminaire pour 125 personnes sur 1 journée, 5 Facilitateurs pour le CIBTP
- Concevoir un hackathon d’une semaine pour 900 étudiants avec l’aide de 45 formateurs coachs pour le Pôle Léonard de Vinci – Paris La Défense
- Prendre du recul et mettre à jour la feuille de route stratégique à 3 ans – Conception et animation d’un séminaire pour 40 personnes d’une DSI d’un groupe pharmaceutique
- Accompagner la création de la filière économique du vélo en France – Série d’ateliers de travail (de 9 à 125 personnes) coordonnés en partenariat avec Olivier Pesret OJCP
- Organiser un partage d’expérience et un World Café en ligne – Conception, coordination et animation d’un webinaire en ligne pour 50 personnes, 1 facilitateur et 8 relais internes pour le PNR des Boucles de Seine et l’agglomération de Dinan.
Vous retrouverez l’article complet sur ce séminaire organisé par l’ADEME que nous avons facilité ici : Mobiliser la filière photovoltaïque
Combien de facilitateurs prévoir pour mon temps collectif ?
Le ratio idéal est d’un facilitateur pour 8 personnes. Selon la complexité de votre rencontre et le profil des participants ce ratio pourra être ajusté. N’hésitez pas à nous contacter pour parler de votre projet !
Pour un séminaire complexe, un facilitateur coordinateur sera en charge de coordonner l’ensemble de l’équipe.
Pour un séminaire en ligne, un facilitateur technique sera dédié à la prise en charge des difficultés d’accès éventuelles.
Quelle salle réserver pour tirer le meilleur de la présence d’un facilitateur ?
La salle est un facteur clef de réussite de votre temps collectif.
Pour tirer le meilleur de la présence de nos facilitateurs, nous recommandons un ratio de 4m2 par participant.
Choisissez gens salle avec des murs libres sur lesquels il est possible d’afficher de l’information. Cela permettra de visualiser l’avancée des travaux tout au long de la journée de travail.
Prévoyez un repas sur place simple et rapide qui permettra de reprendre la dynamique de groupe facilement après le déjeuner.
